Module Formation

Où se trouve le module Formation ? 

Le module Formation se trouve dans le menu situé tout à gauche Suivi > Formation. 

Il est composé de deux parties : Référentiels et Données.

Les référentiels

S'il s'agit de votre première utilisation, il faudra avant toute chose alimenter ces référentiels. Ils sont en effet nécessaires à l'import des données de formation. Par la suite, vous devrez les mettre à jour via cette section s'ils sont amenés à évoluer, par exemple, si les données de formation se réfèrent à un nouvel organisme de formation, ou si le catalogue interne de formations évolue.

NB : Si vous avez déjà importé vos référentiels formation par le passé et qu'ils sont à jour, vous pouvez passer directement à la partie Données. 

Les référentiels de formation sont au nombre de quatre :

Organisme, Thèmes et Actions sont obligatoires, tandis que Lieux de formation est un référentiel facultatif.

Chaque organisme de formation doit avoir un identifiant unique, appelé code, qu'il vous revient de determiner. Ce code ne doit comporter ni caractères spéciaux, ni accents, ni espaces (les tiraits bas _ sont néanmoins autorisés). Ce référencement formalisé permettra par la suite d'analyser les données de formations par organisme, par exemple : mesurer le nombre d'inscriptions effectuées par organisme.

Si vous ne souhaitez pas renseigner précisément l'organisme de formation dans vos données de formation, vous pouvez créer un organisme de formation virtuel ayant pour code et nom 'NC', puis renseigner 'NC' dans vos données de formation, au niveau du champ Organisme de formation.

Bien qu'il soit possible de fonctionner de manière similaire avec les thèmes et actions de formation, nous vous conseillons vivement de les renseigner à proprement parler et d'éviter l'utilisation d'un thème ou d'une action générique 'NC'.

Les thèmes permettent par exemple de catégoriser les actions de formation. Ainsi, diverses formation en langue (ex : "Anglais commercial", "Espagnol C1", "Allemand professionnel") ... peuvent être regroupées dans un même thème "Langues".
De plus, un certain nombre d'indicateurs représente les données de formation en fonction du thème de formation, afin de donner une vue d'ensemble synthétique plus lisible qu'avec une catégorisation par action de formation.

L'action de formation correspond à l'intitulé exact de la formation. Attention, pour que deux formations soient regroupées dans la même action de formation, leur intitulé doivent être exactement les mêmes.

Si vous saisissez par exemple "Excel pour débutant" pour une première formation, et "Exel pour débutant"  pour une 2ème formation, deux formations distinctes seront créées dans votre référentiel Actions de formation.

Le référentiel "Lieux de formation" est quant à lui facultatif. Le lieu de formation par défaut est 'NC', mais vous pouvez le renseigner si vous souhaitez classer vos données de formation par lieu.

 

Les données

Les sections Plans et Besoins en formations sont actuellement en développement, et ne serons pas décrites dans cet article.

Sessions et inscriptions

Lorsque vous cliquez sur "Créer une session", vous pouvez sélectionner une action de formation à partir d'un menu déroulant comme ci-dessous. Vous pouvez également définir une date de début et de fin de session, ainsi que la durée de la session en heures (NB : pour 1h et 30min, il faut saisir 1.5), ainsi qu'un lieu. Ces informations sont ensuite enregistrées lorsque vous cliquez sur la coche bleue. 

 

Vous pouvez ensuite rattacher des inscriptions à cette session de formation en cliquant sur la flèche située dans la première colonne du tableau :

Dans le champ Matricule, vous pouvez rechercher un collaborateur à partir de son nom, prénom, nom d'usage ou matricule (inscrire au minimum 3 caractères).

Actuellement, seuls les formations au statut réalisé sont incluses dans les indicateurs GrafiQ.

Pour les inscriptions au statut Réalisé, il est possible d'intégrer des Coûts et Financements en cliquant sur l'icône .

De base, seuls deux types de coûts apparaissent dans ce menu : les Frais annexes hors salaire et les Frais pédagogiques., dont vous pouvez renseigner les montants dans les champs correspondant comme ci-dessous (pensez à enregistrer en cliquant sur la coche bleue).

Le renseignement des financement se fait de la même manière que celui des coûts. Les trois types de coûts proposés par défaut sont CPF, OPCO, et Autres.

Si vous souhaitez intégrer d'autres types de coûts ou de financements, nous vous invitons à formuler votre besoin par email à l'adresse [e-mail].

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